Facturación electrónica: más rápida, más económica y ecológica

Jorge González Moreno. Publicado originalmente en Expansión Directo el 26/04/2002

Las facturas que recibimos cada vez son más, y más complejas. La tecnología actual ya permite que el usuario final pueda recibir antes facturas más comprensibles y fáciles de almacenar y organizar.

La facturación online facilita que nuestras facturas lleguen a través del correo electrónico o se consulten en la web de forma instantánea, además de ahorrar coste a los emisores de las mismas y ayudar a presentar el medio ambiente al sustituir el papel.

La información relacionada con las facturas cada vez es más compleja: cuota fija, tarifas planas, grupos de empresa, bonos, descuentos, servicios gratuitos durante periodos promocionales, puntos de fidelización, tarifas diferenciadas según destino o ubicación geográfica… y nuestro tiempo es más escaso, tanto que con frecuencia olvidamos revisar la factura y sólo nos damos cuenta cuando la operación se carga en nuestra cuenta bancaria. Y si hablamos de buscar o localizar una factura atrasada, la tarea se convierte en una misión casi imposible.

Si a estas dificultades añadimos que la apertura de mercadas hace unos años monopolísticos como la telefonía fija han permitido que seamos abonados de varias compañías para una misma categoría de servicios, con el resultado de que el número de facturas que llegan a nuestros buzón se han multiplicado.

Cliente final

La facturación electrónica era una solución operativa desde hacía bastante tiempo en su modalidad pro-forma, pero hacían uso de una tecnología costosa como el EDI (Electronic Data Interchange) que sólo estaba al alcance de unas pocas compañías en España. Con la introducción de los sistemas de información abiertos conectados a través de INternet, este servicio es una realidad para el consumidor final que por ejemplo puede consultar su tarifa, consumo y factura de electricidad (Iberdrola) o teléfono (Telefónica).

Es más, aquellas empresas que necesitasen que las facturas electrónicas emitidas con esta tecnología tuvieran validez ante Hacienda también están de enhorabuena, pues gracias a la nueva directiva europea basta con garantizar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido, lo cuál es posible mediante la firma electrónica, para que la factura sea reconocida a efectos fiscales.

Además, una solución de facturas online también debería permitir la activación de agentes inteligentes, que disparen alertas por correo electrónico o móvil cuando un contrato excede un umbral de consumo, lo que evita desagradables sorpresas sin necesidad de mantener una vigilancia continua por parte de la empresa.

Emisor

Por otro lado, si analizamos este servicio desde la perspectiva del emisor de facturas: operadoras de telecomunicaciones, servicios públicos como agua, electricidad, gas… e incluso administración pública vía impuestos, las ventajas son claras pues consigue ahorrar en los gastos de procesado de los envíos postales, y al mismo tiempo mejora su relación con el cliente que recibe la información y en un formato más sencillo de guardar y clasificar.

El abanico de posibilidades es muy alto, pero el emisor podría poner a disposición del cliente la información que posee del mismo, generando un conjunto de servicios de valor añadido que sin duda le posicionaría mejor ante una competencia que en muchos sectores compite casi exclusivamente por precio.

Los servicios primarios que el emisor de facturas debería estar facilitando en la actualidad a sus clientes serían:

a.- Consulta de los detalles de consumo del abonado desde la web, facilitando número llamado, tiempo de la llamada, tarifa e importe de la llamada en el caso de una factura telefónica por ejemplo.

b.- Histórico de facturas a consultar desde la web, también es posible tener alamacenada de forma segura las facturas anteriores del cliente.

c.- Envío de facturas por correo electrónico en varios formatos: PDF, Excel, HTML, Quicken/Money… para su posterior utilización en la máquina del cliente.

Tecnología

Hasta ahora, hemos visto los beneficios de esta solución, pero ¿es una realidad? ¿y si lo es, qué tecnología emplean? Si bien cada emisor de facturas tiene características distintas, la base tecnológica que facilitan estos procesos en Internet es común y puede aplicarse a ámbitos tan diferentes como a obtención de nóminas a formato digital a partir de un ERP y su posterior emisión por correo electrónico a los empleados.

Estos servicios requieren de la comunicación con los sistemas de la operadora: la integración backend de las empresas con las aplicaciones web es uno de los puntos fuertes del sistema, pues conseguir escalabilidad es un factor crítico, en especial en aquellos aplicativos con fuertes requisitos de rendimiento, es decir gran número de facturas a emitir en poco tiempo.

Además del enfoque clásico para estas soluciones que es la realización de un proyecto a medida, existen otras posibilidades. Por ejemplo, el conjunto de productos Accelio de Adobe ayuda a la generación, integración y envío de facturas a través de Internet, si bien su ámbito de aplicación es bastante más amplio.

Otra alternativa disponible en el mercado es Q-Bill, un acelerador tecnológico de qarana que permite al cliente tomar la decisión sobre si desea recibir sus facturas a través del correo electrónico , de forma segura mediante el uso de métodos de cifrado electrónico, y en varios formatos, como PDF o HTML, además de poder ir a la web a consultarlo periódicamente.

Actualización a 01/04/2021:

  • Accelio se ha descontinuado y parte de su funcionalidad se puede encontrar en Adobe Experience Manager (AEM). Q-Bill dejó de estar disponible con la desaparición de qarana solutions.
  • Otras alternativas de facturación electrónica disponibles en la actualidad incluyen a Tink , IBM o Indra. La tarea de agregar datos financieros de múltiples clouds y consolidarlos en una sola factura ahora es posible con soluciones como Dell Technologies Universal Metering and Billing powered by Exivity.
  • Aunque la mayoría de las funciones que blockchain puede ofrecer en facturación se cubren con la facturación electrónica tradicional; la inspección fiscal, la gestión de consentimientos y trazabilidad de flujos que ofrecen compañías como Blocknitive pueden ser diferenciales en dichos apartados.

Medio ambiente

Por último, si los clientes tomamos conciencia de que un documento en papel no nos va a dar más derechos, y en lugar de hacer uso de los documentos electrónicos como un complemento del papel pasamos a sustituirlo, haremos un gran favor al medio ambiente pues se reduciría la deforestación y posterior contaminación por usar cloro en el proceso de blanqueo del papel.

En resumen, la tecnología y la legislación existente ya permiten que la facturación online se convierta en un servicio común para todos los ciudadanos y empresas. Este tipo de soluciones ya están respaldadas por productos capaces de ahorra en tiempo de desarrollo y mantenimiento, generando rápidos retornos de la inversión para los emisores y un servicio de valor añadido para sus clientes.

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